Niespójności między fakturą, protokołem i dokumentacją techniczną — jak je wykryć

Odbiór projektu to kontrola przeprowadzana po jego zakończeniu. Kończy się sporządzeniem Oceny końcowej Projektu, a od jej wyniku zależy wypłata drugiej transzy: zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 wzoru umowy o dofinansowanie z Konkursu 2026.01 (projekty realizowane w 2027 r.) II transza trafia na rachunek w terminie 30 dni kalendarzowych liczonych od dnia zatwierdzenia odbioru przez przedstawiciela ZUS.

Przedmiot tej kontroli jest w umowie opisany wprost. § 8 ust. 8 mówi, że kontrola dotyczy oceny zgodności realizowanych działań z działaniami wskazanymi we wniosku, z Oceną Wniosku oraz z harmonogramem projektu. Punktem odniesienia jest więc wniosek, a nie faktura. Faktura, protokół i dokumentacja urządzenia to trzy niezależne dowody na to samo zdarzenie — a trzy dowody, które mówią trzy różne rzeczy, nie dowodzą niczego.

Dwa zapisy przesądzają, że przegląd trzeba wykonać przed wysyłką, a nie po niej:

• Wezwanie jest jedno, nie seria. § 8 ust. 11 umowy: gdy podczas kontroli odbioru zostanie stwierdzona częściowa niezgodność w realizacji projektu, wnioskodawca zostaje wezwany jednokrotnie do uzupełnienia braków i uchybień we wskazanym terminie.
• Po zatwierdzeniu odbioru nie ma powrotu. § 10 ust. 6 umowy: po zatwierdzeniu odbioru projektu niemożliwe jest dokonanie korekty rozliczenia na podstawie dokumentów, które nie zostały przesłane do ZUS wraz ze sprawozdaniem końcowym.

Do tego dochodzą terminy. Sprawozdanie końcowe składasz w ciągu 14 dni od dnia zakończenia terminu realizacji projektu (§ 7 ust. 1 umowy), a na poprawki po uwagach ZUS masz 14 dni od dnia ich otrzymania (§ 7 ust. 7). W takim oknie nie zdążysz uzyskać od dostawcy faktury korygującej, zebrać podpisów pod poprawionym protokołem i domówić brakującego oświadczenia. Praca porównawcza musi być wykonana wcześniej — najlepiej w dniu każdego odbioru cząstkowego.

Mapę całego etapu znajdziesz na stronie rozliczenia dotacji ZUS BHP. Ten materiał zajmuje się jedną czynnością: mechanicznym zestawianiem dokumentów ze sobą.

Rozjazdy powstają dlatego, że trzy grupy dokumentów pisze kto inny, w innym momencie i w innym celu. Dopóki nie nazwiesz, co każda z nich naprawdę potwierdza, będziesz szukał niespójności po omacku.

Faktura lub rachunek — dokument sprzedawcy

Potwierdza transakcję: kto komu, co, w jakiej ilości, za ile i kiedy sprzedał. Ustawa o VAT wymaga w art. 106e ust. 1, żeby faktura zawierała m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi (pkt 6), nazwę (rodzaj) towaru lub usługi (pkt 7), miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług (pkt 8), cenę jednostkową netto (pkt 9) i wartość sprzedaży netto (pkt 11). Faktura nie potwierdza natomiast, że urządzenie działa, że stoi w zakładzie ani że to ten sam egzemplarz, który opisywał wniosek.

Dokumenty odbiorowe — dokumenty stron odbioru

To protokół odbioru, protokoły pomiarowe oraz — dla maszyn, których bezpieczne użytkowanie zależy od warunków instalacji — wstępna kontrola po zainstalowaniu, a przed przekazaniem do eksploatacji po raz pierwszy (§ 26 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o minimalnych wymaganiach bhp przy użytkowaniu maszyn). Kontrolę wykonują jednostki działające na podstawie odrębnych przepisów albo osoby upoważnione przez pracodawcę i posiadające odpowiednie kwalifikacje (§ 26 ust. 2), a jej wyniki rejestruje się i przechowuje przez 5 lat (§ 28 ust. 1). Warto wiedzieć, że sam protokół odbioru nie jest w § 7 ust. 2 umowy wymieniony z nazwy jako obowiązkowy załącznik do sprawozdania — wchodzi tam jako „inne niezbędne dokumenty przedstawiające i potwierdzające rezultaty” oraz jako dokument wskazany w Wyciągu z Oceny Wniosku w części 2.5 „Warunki odbioru Projektu przy ocenie pozytywnej”. Tę część wyciągu przeczytaj jako pierwszą: to ona wymienia imiennie, co masz przygotować.

Dokumentacja techniczna — dokumenty producenta

Deklaracja zgodności WE, instrukcja, tabliczka znamionowa i karta katalogowa. Deklaracja zgodności WE zawiera opis i dane identyfikacyjne maszyny, w tym ogólne określenie, funkcję, model, typ, numer seryjny i nazwę handlową (załącznik nr 3 pkt 1.3.3 rozporządzenia w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn). Oznaczenia na maszynie muszą być widoczne, czytelne i trwałe oraz zawierać co najmniej nazwę i adres producenta, określenie maszyny, oznakowanie CE, oznaczenie serii lub typu, numer seryjny (jeżeli występuje) i rok budowy rozumiany jako rok zakończenia procesu produkcji (§ 56 ust. 1). Maszyna musi być wyposażona w instrukcję; wersja zweryfikowana przez producenta nosi napis „Instrukcja oryginalna”, a przekład — „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej” (§ 58).

Trzecia rodzina jest jedyną, której nie tworzysz ani Ty, ani Twój wykonawca. Dlatego to ona jest wzorcem: gdy faktura i protokół mówią co innego niż tabliczka, to faktura i protokół są do poprawy.

Nie porównuj dokumentów „ogólnie”. Porównuj pola. Poniższa tabela pokazuje, gdzie każde z sześciu pól kontrolnych siedzi w każdym z trzech dokumentów i jak najczęściej się rozjeżdża.

Zrób z tej tabeli arkusz: sześć wierszy na każdą czynność z załącznika nr 1 do umowy i trzy kolumny na trzy dokumenty. Puste pole w tym arkuszu jest tak samo istotne jak pole wypełnione niezgodnie — brak numeru seryjnego w protokole oznacza, że nikt nie sprawdził, czy odebrano ten egzemplarz, za który zapłacono.

Nazwa urządzenia jest polem miękkim. Handlowiec pisze na fakturze skrót katalogowy, monter w protokole nazwę roboczą, a producent w deklaracji pełne oznaczenie typu. Wszystkie trzy mogą dotyczyć tego samego sprzętu i żadna z nich nie jest tożsama z pozostałymi. Dlatego całą weryfikację zaczepiaj o pole twarde: numer seryjny.

Numer seryjny występuje w dwóch dokumentach niezależnych od Ciebie — na tabliczce znamionowej (§ 56 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn) i w deklaracji zgodności WE (załącznik nr 3 pkt 1.3.3). Jeżeli te dwa numery są zgodne, masz jednoznaczną identyfikację egzemplarza. Wystarczy przeciągnąć ją do dwóch pozostałych dokumentów.

Co zrobić w praktyce, w dniu odbioru:

1. Podejdź do zamontowanego urządzenia i przepisz z tabliczki pięć pól: nazwę producenta, określenie maszyny, oznaczenie serii lub typu, numer seryjny i rok budowy. Nie przepisuj ich z kartonu, z listu przewozowego ani z oferty — tylko z tabliczki na urządzeniu stojącym w miejscu docelowym.
2. Zrób zdjęcie tabliczki, na którym numer jest czytelny, i drugie ujęcie szersze, pokazujące urządzenie w otoczeniu stanowiska. Zasady prowadzenia takiego materiału opisuje osobno poradnik o dokumentacji fotograficznej przed i po.
3. Wpisz te pięć pól do protokołu odbioru, przy numerze czynności z załącznika nr 1 do umowy.
4. Porównaj z deklaracją zgodności otrzymaną od dostawcy. Jeżeli deklaracja jest „na typ”, a nie na egzemplarz, poproś o dokument z numerem seryjnym albo o pisemne potwierdzenie, że deklaracja obejmuje wskazane numery.
5. Poproś dostawcę o umieszczenie numerów seryjnych w treści faktury lub w podpisanej specyfikacji stanowiącej do niej załącznik. Zrób to przed wystawieniem faktury — późniejsze uzupełnienie treści wymaga faktury korygującej.

Gdy urządzenie nie ma numeru seryjnego (rozporządzenie wymaga go, „jeżeli taki występuje”), identyfikację buduj na trzech innych polach naraz: oznaczeniu typu, dacie montażu i miejscu montażu opisanym tak samo we wszystkich dokumentach — z numerem hali, linii i stanowiska. Ten sam opis lokalizacji musi się pojawić w protokole, w opisie zdjęcia i w opisie na fakturze.

To jedyne pole na naszej liście, przy którym umowa wiąże brak właściwego dokumentu wprost z kwalifikowalnością wydatku.

§ 10 ust. 4 wzoru umowy: o ile nie wynika to z załączonych faktur lub rachunków, przy zakupie środków trwałych i wyposażenia trzeba załączyć wystawiony przez dostawcę dokument potwierdzający, że przedmiot jest fabrycznie nowy, oraz jego rok produkcji lub wytworzenia, który nie może być wcześniejszy niż rok poprzedzający rok złożenia wniosku. § 11 ust. 1 pkt 5 dopowiada konsekwencję: zakup środka trwałego lub wyposażenia nieposiadającego takiego dokumentu jest wydatkiem niekwalifikowalnym.

Po drugiej stronie stoi tabliczka znamionowa, na której producent podaje rok budowy maszyny rozumiany jako rok zakończenia procesu produkcji (§ 56 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn). To dwa różne dokumenty o tym samym fakcie — i właśnie tu powstaje klasyczny konflikt.

Typowy przebieg: składasz wniosek w 2026 r., umowa i realizacja przypadają na 2027 r., dostawca wystawia oświadczenie z datą 2027 i wpisuje w nim rok 2027, bo tak rozumie „rok dostawy”. Tabliczka pokazuje 2025. Ekspert przy odbiorze czyta tabliczkę, nie oświadczenie. Sam rok 2025 warunek umowy jeszcze spełnia — przy wniosku złożonym w 2026 r. dopuszczalny jest rok poprzedzający rok złożenia wniosku — ale dwa dokumenty o tym samym fakcie mówią co innego, a dokumentu, który by to wyjaśniał, nie ma.

Kolejność działań, która to eliminuje:

• Warunek roku produkcji wpisz do zamówienia albo umowy z dostawcą, zanim złożysz zamówienie. Sformułowanie ma wskazywać rok zakończenia produkcji egzemplarza, a nie rok modelowy ani rok wprowadzenia typu do sprzedaży.
• Przy dostawie, przed podpisaniem dokumentu wydania, sprawdź tabliczkę fizycznie. Po podpisaniu odbioru rozmowa o wymianie egzemplarza jest znacznie trudniejsza.
• Rok z tabliczki wpisz do protokołu odbioru. Dzięki temu masz go w dwóch dokumentach niezależnych od oświadczenia dostawcy.
• Jeżeli rok na tabliczce różni się od roku w oświadczeniu, nie tłumacz tego samodzielnie w sprawozdaniu. Poproś producenta lub dostawcę o dokument wyjaśniający, do czego odnosi się każda z dat, albo o wymianę egzemplarza.

Ten sam mechanizm dotyczy określenia „fabrycznie nowe”. Urządzenie demonstracyjne, ekspozycyjne albo po wykonanym przez dostawcę rozruchu testowym u innego klienta bywa opisywane w korespondencji handlowej inaczej niż w oświadczeniu. Liczy się treść dokumentu, a nie ustalenia telefoniczne.

Tu leży najczęstsza i najmniej oczywista niespójność. Protokół odbioru rzetelnie opisuje wszystko, co zrobił wykonawca: dowiózł, rozładował, zamontował, uruchomił, przeszkolił obsługę i przekazał dokumentację. Faktura odzwierciedla ten sam zakres jedną pozycją. Tymczasem część tych czynności jest z dofinansowania wyłączona.

§ 5 ust. 9 pkt 1 Regulaminu konkursu 2026.01 wyłącza z dofinansowania działania i czynności związane z pakowaniem, odbiorem, dostawą, demontażem, uruchomieniem, rozruchem, dopuszczeniem do użytkowania i serwisowaniem środków trwałych, wyposażenia lub usług, a także szkolenia, dojazdy i zakwaterowanie. Jednocześnie ZUS w Katalogu przykładowych pytań i odpowiedzi do tego konkursu potwierdza (pytanie 67), że koszty instalacyjne i montażowe dofinansowaniu podlegają. Granica biegnie więc wewnątrz zdania „dostawa i montaż”.

§ 11 ust. 4 umowy określa, co z tym zrobić: faktury i rachunki nie powinny zawierać wydatków na czynności wyłączone, a jeżeli je zawierają, muszą być one wyodrębnione, wycenione i nieuwzględnione w sprawozdaniu.

Praktyczna kolejność jest odwrotna do naturalnej. Najpierw ustal z dostawcą układ pozycji na fakturze, potem podpisz zamówienie, dopiero na końcu odbieraj. Jeżeli zapytanie ofertowe od początku rozdziela te pozycje, faktura przychodzi już rozbita — o tym, jak formułować wymagania, żeby nie pisać pod jednego producenta, mówi poradnik o parametrach technicznych w zapytaniu ofertowym.

W rozliczeniu pracują równolegle trzy zegary i każdy tyka według innej daty: data sprzedaży na fakturze, data faktycznej zapłaty i daty czynności odbiorowych. Reguły są sztywne.

Zegar pierwszy — data sprzedaży. § 10 ust. 1 pkt 1 umowy: wydatek może być uznany za kwalifikowalny, jeżeli data sprzedaży na fakturze albo rachunku zawiera się w terminie realizacji projektu; gdy na dokumencie nie wskazano daty sprzedaży, bierze się pod uwagę datę wystawienia. § 11 ust. 1 pkt 1 formułuje to od drugiej strony: data sprzedaży przed rozpoczęciem albo po upływie terminu realizacji czyni wydatek niekwalifikowalnym. ZUS potwierdza to również w Katalogu pytań (pytanie 102) — zakupy możesz rozpocząć dopiero po zawarciu umowy, a jeżeli umowa zostanie zawarta przed 1 stycznia 2027 r., to od 1 stycznia 2027 r.

Zegar drugi — data poniesienia wydatku. § 10 ust. 1 pkt 2: wydatki muszą zostać poniesione nie wcześniej niż w dniu rozpoczęcia realizacji projektu i nie później niż 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia terminu realizacji. Płatność ma iść przez wyodrębniony rachunek (§ 10 ust. 1 pkt 3), a wydatek poniesiony w formie gotówkowej jest niekwalifikowalny (§ 11 ust. 2 pkt 1). Sama faktura nie dowodzi poniesienia wydatku — do sprawozdania dołączasz wyciąg z wyodrębnionego rachunku, a gdy część wydatków poszła z innych Twoich rachunków, także potwierdzenia realizacji transakcji (§ 7 ust. 2 pkt 1 i 2 umowy). Sama faktura nie dowodzi poniesienia wydatku — do sprawozdania dołączasz wyciąg z wyodrębnionego rachunku, a gdy część wydatków poszła z innych Twoich rachunków, także potwierdzenia realizacji transakcji (§ 7 ust. 2 pkt 1 i 2 umowy).

Zegar trzeci — daty czynności odbiorowych. Data protokołu odbioru, data wstępnej kontroli maszyny po zainstalowaniu i data pomiarów po realizacji. Regulamin (§ 5 ust. 10) wprost każe wliczyć je do terminu realizacji: termin projektu nie może być krótszy niż 3 i dłuższy niż 6 miesięcy, i powinien uwzględniać m.in. czas na przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego po realizacji oraz — jeśli projekt tego wymaga — na pomiary po realizacji, na zdobycie uprawnień do obsługi i na pozyskanie dokumentów dopuszczających urządzenie do użytkowania.

Konflikty, które wychodzą przy zestawieniu tych trzech zegarów:

• Protokół odbioru datowany po zakończeniu terminu realizacji — sugeruje, że projekt nie został zamknięty w terminie umownym.
• Data odbioru wcześniejsza niż data sprzedaży na fakturze — odebrano coś, czego formalnie jeszcze nie sprzedano.
• Pomiar „po” wykonany przed uruchomieniem instalacji, bo laboratorium przyjechało w umówionym z góry terminie — wynik nie dowodzi efektu projektu.
• Faktura zaliczkowa z datą sprzedaży wcześniejszą niż początek terminu realizacji.
• Data deklaracji zgodności późniejsza niż data odbioru — dokument wystawiono po fakcie.

Zrób jedną oś czasu w arkuszu: kolumna z datą, kolumna z nazwą zdarzenia, kolumna ze wskazaniem dokumentu, z którego ta data pochodzi. Posortuj rosnąco. Każda inwersja w tej liście to niespójność, którą trzeba albo wyjaśnić dokumentem, albo naprawić. Jeżeli widzisz, że terminu nie da się dotrzymać, wniosek o przedłużenie terminu realizacji projektu wysyłasz nie później niż 14 dni przed jego upływem (§ 3 ust. 3 umowy), a samo przedłużenie wymaga aneksu (§ 3 ust. 7). Szerzej opisuje to poradnik o zmianach w projekcie po podpisaniu umowy.

Różnica kwotowa między wnioskiem a fakturą nie zawsze jest błędem — ale kierunek tej różnicy ma zupełnie inne skutki.

Wydatek wyższy niż we wniosku. § 11 ust. 2 pkt 3 umowy: za wydatki niekwalifikowalne uważa się koszty poniesione w wysokości przekraczającej ceny brutto określone we wniosku stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. ZUS potwierdza to w Katalogu pytań (pytania 108 i 109): przyznana kwota dofinansowania nie podlega zwiększeniu, a ryzyko wzrostu cen ponosi wnioskodawca. Nie da się tego uratować przesunięciem — § 10 ust. 5 umowy zakazuje przesuwania środków finansowych pomiędzy działaniami i poszczególnymi czynnościami.

Wydatek niższy niż we wniosku. To sytuacja dopuszczalna, ale kosztowna. § 4 ust. 4: gdy faktycznie poniesione wydatki będą niższe od planowanej całkowitej wartości projektu, II transza zostanie odpowiednio pomniejszona. Jeżeli wydatki okażą się niższe niż wypłacona I transza, powstaje obowiązek zwrotu nadpłaty wraz z odsetkami ustawowymi w terminie nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania wezwania (§ 4 ust. 5).

Faktura zbiorcza. Gdy jeden dokument obejmuje kilka czynności, potrzebujesz dwóch rzeczy naraz. Po pierwsze opisu na fakturze zgodnie z § 10 ust. 2 umowy: opis ma zawierać numer i nazwę działania oraz czynności, których wydatek dotyczy — gdy nazwy poniesionych kosztów nie wynikają jednoznacznie z faktury — a także liczbę i wartość brutto przypadającą na dane działanie i czynność, gdy dokument dotyczy kilku z nich. Po drugie, przy zbiorczym ujęciu wydatków na fakturze, § 7 ust. 2 pkt 4 umowy wymaga dołączenia do sprawozdania kosztorysu powykonawczo-materiałowego wystawionego przez wykonawcę. To właśnie ten kosztorys musi się rozejść na te same pozycje, co protokół odbioru.

Wymóg opisu dokumentu nie jest wymysłem programu. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać m.in. opis operacji oraz jej wartość, a także datę dokonania operacji. Opis projektowy nakładany na fakturę tylko doprecyzowuje to, co i tak musi z dokumentu wynikać.

Kontrola trzech liczb, którą warto zrobić na każdej fakturze: suma kwot przypisanych do poszczególnych czynności musi równać się wartości dokumentu; kwota przypisana do czynności nie może przekraczać ceny brutto z wniosku; suma po wszystkich fakturach dla jednej czynności też nie może jej przekroczyć. Jeżeli budowałeś kosztorys według zasad opisanych w poradniku o kosztorysie i ofertach do wniosku, ta kontrola zajmuje kilkanaście minut, bo numeracja jest ta sama po obu stronach.

Najtrudniejszy rodzaj niespójności nie dotyczy nazw ani kwot, tylko liczb opisujących skuteczność. Przy jednym urządzeniu krążą trzy wartości tego samego parametru: deklarowana przez producenta w karcie katalogowej, założona w dokumentacji projektowej instalacji oraz zmierzona na stanowisku po montażu. Różnią się i to jest normalne. Problem powstaje wtedy, gdy do protokołu odbioru przepisuje się wartość katalogową i przedstawia jako wynik odbioru.

Zasady dla pomiarów są opisane w rozporządzeniu w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy:

• badania i pomiary wykonuje się każdorazowo, jeżeli nastąpiły zmiany w wyposażeniu technicznym, w procesie technologicznym lub w warunkach wykonywania pracy, które mogły mieć wpływ na zmianę poziomu emisji lub narażenia (§ 14) — a inwestycja z dofinansowania jest właśnie taką zmianą;
• wykonują je laboratoria, które uzyskały akredytację w tym zakresie, a w razie ich braku — laboratoria wskazane w § 15 ust. 2;
• pomiary wykonuje się zgodnie z metodami określonymi w Polskich Normach, a w razie ich braku metodami rekomendowanymi i zwalidowanymi przez te laboratoria (§ 16);
• wyniki pracodawca przechowuje przez 3 lata od daty wykonania (§ 17 ust. 1) i wpisuje na bieżąco do rejestru czynników szkodliwych oraz do karty badań i pomiarów (§ 18).

Do tego dochodzi wymóg wprost z umowy o dofinansowanie. § 7 ust. 2 pkt 5 lit. b: do sprawozdania dołączasz sporządzoną po realizacji projektu ocenę ryzyka zawodowego wraz z dokumentami potwierdzającymi zapoznanie się z nią pracowników, przy czym ocenę należy sporządzić według tej samej metody, co ocena załączona do wniosku. Ta sama zasada dotyczy oceny obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego lub wydatku energetycznego, jeżeli była wymagana.

Stąd wynikają dwie konkretne czynności. Po pierwsze, zamawiając pomiary po realizacji, przekaż laboratorium punkty pomiarowe, metodę i warunki z pomiarów sprzed inwestycji — inaczej dostaniesz liczby, których nie da się porównać z tymi z wniosku. Zakres i logikę takich pomiarów opisuje poradnik o pomiarach środowiska pracy do wniosku. Po drugie, zamawiając ocenę ryzyka po realizacji, wskaż wykonawcy metodę użytą przed inwestycją i sprawdź w gotowym dokumencie, że rzeczywiście jej użyto. Ocena zrobiona inną metodą jest dokumentem poprawnym merytorycznie i bezużytecznym w rozliczeniu.

W protokole odbioru rozdziel te warstwy fizycznie: osobna kolumna na wartość projektową, osobna na wartość zmierzoną, osobna na różnicę. Jeżeli parametr odbiegał od założeń i wykonawca poprawiał instalację, zapisz obie próby z datami — historia poprawki jest łatwiejsza do obrony niż jeden wynik bez kontekstu. Przykład takiego zestawu progów akceptacji przy jednej grupie urządzeń znajdziesz w materiale o odbiorze odciągu.

Przegląd rób trzy razy, za każdym razem startując z innego dokumentu. To nie jest ta sama praca powtórzona — każde przejście wyłapuje inny typ błędu.

Przejście pierwsze: od wniosku

Weź załącznik nr 1 do umowy i idź czynność po czynności. Dla każdej wypisz, jaka oferta handlowa była podstawą jej wyceny we wniosku, jaka faktura ją pokrywa, jaki protokół ją odbiera i jaka dokumentacja techniczna ją opisuje. To przejście wyłapuje braki: czynności, do których nie ma żadnego dokumentu, albo takie, do których jest tylko faktura.

Przejście drugie: od faktury

Weź każdą fakturę i każdą jej pozycję z osobna. Przypisz pozycję do konkretnej czynności z wniosku albo oznacz ją jako wyłączoną z dofinansowania. To przejście wyłapuje nadmiar: pozycje niepasujące do żadnej czynności, dostawę i uruchomienie ukryte w kwocie zbiorczej, kwoty przekraczające ceny brutto z wniosku.

Przejście trzecie: od tabliczki

Weź wydrukowaną listę i przejdź się po zakładzie. Przy każdym urządzeniu porównaj tabliczkę z tym, co masz na papierze. To przejście wyłapuje podmiany: inny model niż zamówiony, inny rok produkcji, inną liczbę sztuk, urządzenie stojące w innym miejscu niż deklarowane.

Czym się naprawia którą rozbieżność

• Błąd w treści faktury — faktura korygująca. Art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT: podatnik wystawia fakturę korygującą, gdy stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. Faktura korygująca zawiera m.in. dane z faktury korygowanej i prawidłową treść korygowanych pozycji (art. 106j ust. 2). Korekta wychodzi od sprzedawcy, więc zaplanuj na nią czas.
• Ogólny, ale prawdziwy opis na fakturze — opis wydatku nanoszony przez Ciebie zgodnie z § 10 ust. 2 umowy. To nie zmienia treści dokumentu sprzedawcy, tylko przypisuje go do czynności.
• Brak potwierdzenia roku produkcji lub fabrycznej nowości — dokument wystawiony przez dostawcę (§ 10 ust. 4 umowy). Bez niego wydatek jest niekwalifikowalny.
• Faktura zbiorcza — kosztorys powykonawczo-materiałowy od wykonawcy (§ 7 ust. 2 pkt 4 umowy).
• Zmiana urządzenia, dostawcy lub miejsca realizacji — wyłącznie uprzednia zgoda ZUS. § 5 ust. 10–13 umowy: o planowanych zmianach informujesz niezwłocznie, przesyłasz uzasadnienie i dokumenty potwierdzające konieczność zmiany, w szczególności oferty handlowe. § 11 ust. 1 pkt 6: zakup dokonany bez tej zgody, uznany podczas odbioru za niewłaściwy do osiągnięcia celów projektu, jest wydatkiem niekwalifikowalnym. Zgody nie da się uzyskać wstecz.
• Nic z powyższych po zatwierdzeniu odbioru — § 10 ust. 6 umowy zamyka drogę do korekty rozliczenia dokumentami nieprzesłanymi ze sprawozdaniem.

Po zamknięciu rozliczenia komplet, który zbudowałeś, pracuje dalej: dokumentację finansową i techniczną trzeba przechowywać co najmniej przez okres trwałości projektu (§ 9 ust. 4 umowy), a wyniki kontroli maszyn — 5 lat od dnia zakończenia kontroli. Co jeszcze obejmuje ten okres, opisuje poradnik o trwałości projektu ZUS BHP. Jeżeli chcesz, żebyśmy przejrzeli Twój komplet dokumentów przed wysłaniem sprawozdania, opisz sytuację w formularzu kontaktowym — odpowiadamy na piśmie, na podstawie przesłanych materiałów.